Faktury bez firmy. Jak legalnie rozliczać się z klientami nie mając firmy? Czyli Free Lans na tapecie
Działalność freelancera bez firmy to ciężki kawałek chleba. Mnie się to udaje, dlatego nie jest to niemożliwe. 🙂 Choć bywa uciążliwe. Zwłaszcza, gdy dochodzimy do kwestii wystawiania faktury bez firmy.
Jednoosobowa działalność gospodarcza. Czy freelancer musi założyć firmę?
Odpowiedź, jak zwykle, nie jest prosta. Jeśli prowadzimy ciągłą działalność zarobkową, to jesteśmy zobowiązani do zarejestrowania firmy. Freelancer, który osiągnął taki poziom, że miesiąc w miesiąc realizuje zlecenia i się z tego utrzymuje, założenie działalności gospodarczej, to nie jego dobra wola, a obowiązek.
Ale już na przykład w przypadku działalności twórczej nie trzeba zakładać firmy: Kiedy trzeba, a kiedy warto założyć działalność gospodarczą? Do działalności twórczej można zaliczyć copywriting, dziennikartwo, blogowanie, tworzenie grafik itd. Czyli teoretycznie przedstawiciele tych zawodów nie muszą zakładać firm i do końca życia ciągnąć na umowach o dzieło. 😉
Freelancer bez firmy, ale legalnie
Załóżmy jednak, że dopiero zaczynamy pracę na własny rachunek. Nie prowadzimy ciągłej działalności, tylko od czasu do czasu łapiemy zlecenia. I chcemy to jakoś legalnie rozwiązać.
Możliwości rozliczania się ze zleceniodawcami jest najczęściej pięć:
- Praca na czarno (to akurat nielegalne) 😉
- Praca w oparciu o umowę o dzieło/zlecenie
- Inkubatory przedsiębiorczości
- Wystawianie faktur bez firmy za pośrednictwem innej firmy
- Działalność nierejestrowana
Praca na czarno
Przyznawać się od razu. Komu się zdarzyło pracować bez umowy? Chyba każdemu freelancerowi. Oprócz mnie, rzecz jasna. Ja jestem wyjątkiem i ponad wszystko cenię uczciwość względem państwa, urzędu skarbowego i solidnych podatników. 🙂 Na dłuższą metę współpraca bez umowy jest niekorzystna dla obydwóch stron. I to z różnych względów. Nie tylko dlatego, że klient może freelancerowi po prostu nie zapłacić. Poza mailami nie ma żadnych dowodów współpracy ze zleceniodawcą. Czy wypada potem uwzględnić taką współpracę w portfolio? Poza tym, kto ma prawa do wykonanej pracy, grafiki, strony czy tekstów?
Rozsądny klient nie chce nawiązywać współpracy bez jakiejkolwiek umowy/rachunku/potwierdzenia, ponieważ obawia się, że któregoś dnia przyjdzie do niego taki wykonawca i powie:
-Hej, a co tu robią moje teksty na twoim blogu? Masz do nich prawa?
Zakładam, że takie sytuacje zdarzają się rzadko. Nie wiem, gdzie mogłabym wykorzystać teksty o zaletach parapetów marmurowych. No ale, teoretycznie, skoro jestem ich autorem, to są moje. I co z tego, że ktoś mi za nie zapłacił? Masz na piśmie, że zrzekłam się do nich praw majątkowych?
Druga kwestia to taka, że zleceniodawcy często nie szanują freelancerów, którzy wykonują zlecenia „na gębę”. Praca na czarno, bez umowy, rzadko kiedy popłaca.
Czyli jednak umowa o dzieło?
Jeżeli nie chcemy pracować na czarno, a już umówiliśmy się, że nie chcemy, to pozostają inne możliwości. Jeśli nie własna działalność gospodarcza, to na przykład umowa o dzieło.
Umowa o dzieło, jak sama nazwa wskazuje to…umowa o dzieło. Zleceniodawca ustala z wykonawcą na piśmie przedmiot umowy, wynagrodzenie i inne warunki. Wiele firm, z którymi współpracowałam lub współpracuję, ma własne wzory umów. Uczciwi zleceniodawcy będą nie tylko wymagali podpisania umowy, ale mogą sobie zastrzec, że prześlą pieniądze dopiero wtedy, gdy wypełnione i podpisane dokumenty trafią na ich biurka.
Wzory umów o dzieło znajdziecie tu>>> Umowa o dzieło – wzory
Niektórzy zleceniodawcy godzą się na wysyłanie skanów podpisanych umów drogą mailową. Inni mówią mi, że to jest niezgodne z prawem i muszą otrzymać oryginały. Klient ma zawsze rację.
Dla wielu zleceniodawców umowy o dzieło są standardem. Szczególnie jeśli „tną koszty”, często lub stale współpracują z freelancerami. Pewne niedogodności pojawiają się podczas współpracy z klientami, dla których wykonujemy jednorazowe zlecenia. Jeżeli zaproponuję umowę o dzieło, nie robią żadnych problemów, choć czasami przyznają, że woleliby fakturę, bo to oznacza dla nich mniej roboty. Ponadto nie wszyscy zleceniodawcy prowadzą firmy. Większość, ale nie wszyscy. I co wtedy?
Przez wiele długich miesięcy, przed nawiązaniem współpracy, uczulałam klientów, że nie będę pracować bez umowy. Po pewnym czasie każdorazowe podpisywanie i wymienianie się umowami stało się strasznie męczące. Dosłownie tonęłam w umowach o dzieło. To kilkadziesiąt złotych za jakiś tam tekst, tu 200zł, tu 350zł. Matko. Wielu zleceniodawców żądało wysyłania dokumentów pocztą (na mojej poczcie zawsze są 10 metrowe kolejki).
Jakby było tego mało, pod koniec roku zbierało mi się multum PIT-ów. Sama już traciłam orientację, czy dostałam je od wszystkich klientów, dla których realizowałam zlecenia w danym roku, czy może ktoś przegapił, zapomniał, nie wysłał?
Freelancer wystawia faktury bez firmy
Wtedy pojawiła się myśl: będę wystawiać faktury! Byłam naprawdę naiwna, sądząc, że można od tak wystawić fakturę bez firmy. Szybko się dowiedziałam, że nie, nie można.
No i właśnie w tamtym czasie trafiłam na stronę useme.eu. Prawdopodobnie szukałam jakiegoś nowego portalu dla freelancerów. Już wtedy ZleceniaPrzezNet czy oferia.pl bardzo mnie zmęczyły (niski stawkami i dużą konkurencją).
Po pewnym czasie obecności na Useme mignęła mi informacja, że za pośrednictwem strony można wystawiać faktury bez firmy. Ale jako to?
Spróbowałam raz, potem drugi. Okazało się, że to świetna sprawa dla freelancera, który nie prowadzi działalności gospodarczej. Obecnie rzadko szukam zleceń na Useme, ale za to regularnie korzystam z opcji do wystawiania faktur bez firmy. Umowy o dzieło również podpisuję, ale rzadziej i to zazwyczaj z klientami, z którymi nawiązuję regularną współpracę.
Mogę śmiało i całkiem szczerze napisać, że Useme znacznie ułatwiło mi pracę. Jak na tacy dało narzędzie, którego potrzebowałam, którego potrzebuje każdy freelancer bez firmy.
Wystawiam fakturę, a nie mam własnej firmy. Czy to ma wady?
Oczywiście.
Kiedyś trafiłam na wypowiedź osoby, która uznała, że wystawianie faktur bez firmy w tej formie podlega pod firmanctwo. Nie jestem tego pewna, jednak ziarno niepewności zostało zasiane.
Jest coś ważniejszego, co u niektórych może budzić wątpliwości. Przede wszystkim należy być świadomym, że wystawiając w ten sposób faktury, przekazuje się, a może raczej nawet sprzedaje swoje dzieło useme.eu. Przekazanie to następuje w chwili podpisania oświadczenia o zrzeknięciu się praw autorskich. Dobra wiadomość jest taka, że jest to całkowicie bezproblemowe, ponieważ podsyłają gotową umowę i honorują skany. 😉
Potem Useme w swoim imieniu wystawia fakturę klientowi za poniekąd „kupione” od freelancera dzieło. Na fakturze nie ma danych prawdziwego wykonawcy. Zleceniodawca wpłaca pieniądze na konto Useme. Następnie Useme odlicza od tej kwoty prowizję (5%) i podatek od umowy o dzieło. To chyba oczywiste, że nie prowadzą takiej działalności charytatywnie, z miłości do freelancerów.
Ważne! Cała transakcja odbywa się za pośrednictwem useme.eu, to na ich konto wpływają pieniądze od zleceniodawcy, które dopiero potem (pomniejszone o prowizję, podatek i zaliczkę) przesyłane są na konto freelancera.
W ten sposób można również zabezpieczyć transakcję. Czyli najpierw klient wpłaca pieniądze, Useme wystawia jemu fakturę pro forma i dopiero potem freelancer wykonuje pracę. Potem przesyła wykonane dzieło zleceniodawcy za pośrednictwem strony, czeka na akceptację i wypłatę pieniędzy na konto. Ja z reguły robię odwrotnie, to znaczy najpierw wykonuję pracę, dopiero potem, po akceptacji zleceniodawcy, wystawiam fakturę. Mam taką zasadę, że nie pobieram zaliczek od klientów, chyba, że ten bardzo się uprze. Niektórzy uważają, że to niedobra praktyka, i pewnie mają rację.
Useme jest całkowicie godne polecenia. To zaufana firma. I nie piszę tego dlatego, bo mi za to płacą, choć mogliby. 😉 Po prostu wiem, że wielu początkujących freelancerów nie zna tego portalu i takiej możliwości rozliczania się z klientami. Przekazanie praw autorskich zleceniodawcy jest standardem, nawet jak spisujemy umowę o dzieło, czy wystawiamy fakturę. Pozostaje jeszcze jedna sprawa.
Nie jestem pewna, kto i w jakim charakterze występuję w sytuacjach spornych. Na przykład, gdy klient uzna, że dzieło jest wykonane nieprawidłowo i domaga się zwrotu wpłaconych pieniędzy. Zgodnie z regulaminem serwisu Useme, wykonawca, czyli freelancer odpowiada za wszelkie niezgodności z umową, w tym procesy sądowe.
Sporą wadą są również dość wysokie opłaty od tych wszystkich transakcji w useme.
Zobaczmy ten przykład. Kkient teoretycznie zapłacił mi 1608 zł netto, ale na moje konto wpadło zaledwie 1303 zł. Prowizja useme wyniosła 100 zł, a zaliczka PIT 205 zł. Sporo.
Nie prowadzisz firmy? Co na to klienci?
Dla większości zleceniodawców nie ma znaczenia, że otrzymują faktury za pośrednictwem innej firmy. Niektórzy, między wierszami albo wprost dają mi do zrozumienia, że taka współpraca jest… cokolwiek dziwna. Inni nie orientują się, że to nie ja wystawiam faktury, bo myślą, że to pogram do wystawiania faktur.
Wypada uprzedzać klienta, jak będzie wyglądało rozliczenie, ale przyznam, że nie zawsze to robię. Kiedyś tego pożałowałam, ponieważ mój zleceniodawca nie bardzo wiedział, o co w tym wszystkim chodzi i był bardzo oburzony.
Freelancer bez własnej firmy. Czy to się opłaca?
Moglibyście powiedzieć: po co te ceregiele, nie lepiej założyć działalność i samemu wystawiać faktury? Pewnie, że lepiej. Teoretycznie. Nie oszukujmy się, freelancer taki jak ja nie obraca setkami tysięcy złotych. Może dobrze zarobić, ale nie będą to kokosy (przynajmniej nie na początku). Zdarza się, że w miesiącu niewiele wpada na konto, a składki jednak trzeba płacić.
Od 2019 roku istnieje również możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowanej, o czym pisałam tu. Ciekawa opcja, z którą warto się zapoznać.
Jednak nie zakładam własnej działalności gospodarczej. Co z ubezpieczeniem, składkami na emeryturę?
I tutaj dochodzimy do bardzo ważnej kwestii. Zdaję sobie sprawę z tego, że nie można tak w nieskończoność ciągnąć Free Lansu bez żadnego zabezpieczenia. Nie, jeśli przejada się te pieniądze i wykorzystuje na opłaty i inne koszty codziennego życia.
Przez ostatnia lata nie musiałam się martwić o ubezpieczenie i składki emerytalne, ponieważ pracowałam jako copywriter freelancer i jednocześnie przebywałam na urlopie wychowawczym. O czym pisałam we wcześniejszym wpisie.
Obecnie jestem ubezpieczona w zakładzie pracy mojego męża. Jednak nie mam opłacanych składek emerytalnych. Nie jestem naiwna i wiem, że dzisiejsze składki zusowskie są może nie tyle „rozkradane”, co przeznaczane na bieżące wydatki i bieżące emerytury. Wiem także, że zgodnie z przewidywaniami, dzisiejsi 30-40 latkowie otrzymają nędzne emerytury. Mając to na uwadze, nie mogę także pominąć tego, że nawet gdy pieniądze z emerytury będą marne, to jednak wciąż będą to jakieś pieniądze. Lepsze jakieś niż żadne.
Obecnie, w pracy na umowę o dzieło (także korzystaniu z Useme) widzę więcej wad niż zalet, o czym pisałam tu>>>> Praca na umowę o dzieło-minusy.
Podsumowując, zakładanie firmy to nie jedyna opcja dla freelancera. Z powodzeniem może korzystać z różnych sposobów rozliczania się z klientami.
