Ostatnio pisałam o działalności nierejestrowanej, dzięki której freelancerzy nie muszą rejestrować firmy. Dziś szerzej omówię kwestię wystawiania rachunków dla działalności nierejestrowanej.
Rachunki i działalność nierejestrowana – to nie jest obowiązek
Tak naprawdę prowadząc działalność nierejestrowaną, nie mamy obowiązku wystawiać faktur czy rachunków, chyba że klient tego zażąda. A ma na to 3 miesiące od daty sprzedaży lub wykonania usługi. Myślę jednak, że warto wystawiać takie rachunki, bo po pierwsze wygląda to profesjonalnie, a po drugie ułatwia prowadzenie ewidencji sprzedaży.
Rachunki za usługi czy sprzedaż w ramach działalności nierejestrowanej nie podlegają opodatkowaniu, czyli nie trzeba do nich doliczać VAT. Wystarczą zwykłe rachunki lub tzw. uproszczone faktury bez VAT. Są tam jakieś wyjątki, ale nie będziemy się w to zagłębiać, ponieważ freelancerów typu copywriterzy czy graficy to nie dotyczy. Ze zwolnienia z VAT nie mogą skorzystać np. prawnicy, osoby zajmujące się sprzedażą wyrobów z metali, sprzedające tereny budowlane lub świadczące usługi doradcze. Jeśli klient bardzo się upiera, że chce fakturę VAT, to można wystawić taką fakturę przez useme.
Cała kwota widniejąca na rachunku idzie do naszej kieszeni, ale pod koniec roku podatkowego trzeba rozliczyć się z uzyskanych przychodów, które już są opodatkowane. Czyli w PIT-36 powinno się w rubrykę „działalność nierejestrowana” wpisać, ile się zarobiło w danym roku. Koniec końców, to nie jest tak, że nie ponosi się żadnych kosztów, bo jednak coś tam trzeba oddać urzędowi skarbowemu. 😉
Jak wystawiać rachunki przy działalności nierejestrowanej?
Nie jest to skomplikowane i można to robić na wiele sposobów. Wszystko sprowadza się do wygenerowania dokumentu, czyli rachunku dla klienta. Najlepiej w PDF.
Rachunek przy działalności nierejestrowanej powinien zawierać takie informacje:
- data wystawienia
- numer kolejny
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwa towaru lub usługi
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkowa towaru lub usługi
- kwota należności ogółem
- opcjonalnie numer naszego konta, na który klient ma przelać pieniądze
Wzory rachunków przy działalności nierejestrowanej
Rachunki za pośrednictwem gotowych narzędzi
Jako przykład podam tu Fakturowo.pl, z którego można korzystać 3 miesiące bez ograniczeń. Potem można dalej korzystać z opcji darmowej (ograniczonej) lub wykupić pakiet np. 50 zł na rok. W sieci znajdziemy mnóstwo darmowych i płatnych aplikacji, za których pośrednictwem można wystawiać rachunki czy faktury. Zakładając, że wszystkie dane trzeba wpisywać ręcznie, może to być udręką, jeśli np. prowadzimy sklep i wystawiamy wiele rachunków w miesiącu na małe kwoty. Wtedy o wiele lepsze będą rozwiązania zintegrowane ze sklepem, które automatycznie wystawiają rachunki do każdego zamówienia.
Własny szablon rachunku
Rachunek możemy stworzyć samodzielnie w pliku doc czy exel. Przygotowujemy szablon i każdorazowo wypełniamy dane, generujemy pdf i następnie przesyłamy klientowi na maila. Tu można zobaczyć wzór takiego rachunku. Jeżeli nie mamy wielu płatności w miesiącu, nie będzie to kłopotliwe i nie trzeba się bawić w jakieś systemy do faktur.
Rachunek na Dysku Google
Na Dysku Google są gotowe wzory różnych dokumentów, w tym faktur. Wystarczy wejść w swój Dysk Google, w prawnym górnym rogu wybrać „Nowy”, następnie „Arkusze Google” i „z szablonu”. Pojawią się nam różne gotowe wzory, w tym „Faktura”. Wypełniamy, zapisujemy i gotowe. Plusem jest to, że możemy trzymać wszystkie rachunki w jednym miejscu, właśnie na Dysku Google i mieć je zawsze pod ręką, a także szybko przesłać klientowi na maila z poziomu dysku. Wystarczy wpisać maila i udostępnić plik. Na dysku można również stworzyć własny szablon rachunku.
Wtyczki do fakturowania WordPress
Jeżeli ktoś jest miłośnikiem WordPressa i lubi wszystko robić z poziomu swojej strony internetowej, to takie wtyczki spełnią jego oczekiwania. 😉
Nie znalazłam polskich wtyczek, ale można korzystać z zagranicznych, np. WooCommerce PDF Invoices. To bardziej przydaje się wtedy, gdy prowadzimy sprzedaż bezpośrednio na stronie, np. mamy sklep online.
Faktury PayPal
Jeśli ktoś lubi serwis PayPal, to jest tam opcja wystawiania faktur i rachunków i wysyłania ich bezpośrednio do klientów. Naprawdę fajne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że coraz więcej konsumentów nie chce się bawić w tradycyjne przelewy, lubi korzystać z różnych bramek płatności, a PayPal zalicza się do tych najbardziej znanych. Czyli standardowo wpisujemy dane, generujemy fakturę, a klient otrzymuje ją na maila. Może szybko opłacić fakturę przez PayPal, bez konieczności logowania się do banku. Jeśli nie ma konta PayPal, może zapłacić kartą bankową.
Istnieje opcja płatności w ratach, czyli np. klient może wpłacić zaliczkę, a dopiero potem pozostałą kwotę. Oczywiście pieniądze otrzymamy na rachunek w PayPal, z którego musimy wypłacić na konto bankowe. Trwa to ok. 1-2 dni roboczych. Jest to proste, wystarczy powiązać numer rachunku bankowego z PayPal. Jeżeli często płacimy z PayPal, nie musimy przelewać stamtąd środków.
Minus faktur PayPal jest taki, że od każdej transakcji (opłaconej faktury) trzeba zapłacić prowizję, w zależności od wielkości miesięcznej sprzedaży, od 1,9% do 2,9% plus 0,80 zł. Czyli np. realizując zlecenie o wartości 150 zł, 5 zł trzeba oddać PayPal. Dużo, niedużo.
Warto jednak zauważyć, że z wielu programów do faktur i bramek płatności można korzystać tylko wtedy, gdy ma się zarejestrowaną firmę i numer NIP. W przypadku PayPal nie trzeba zakładać firmy i można generować faktury bez VAT. Można to wszystko robić z prywatnego konta PayPal. Ponadto każdy sprzedawca, który chce korzystać z tego typu bramek płatności, musi płacić prowizje. A robi to najczęściej dlatego, że jest to standard w sprzedaży online. Z różnych badań wynika, że szybkie i wygodne metody płatności (PayPal, PayU, Przelewy24 itd.) zwiększają konwersję i ogólną sprzedaż.
Myślę, że warto to rozważyć, szczególnie że mamy dostęp do zestawień płatności. Widzimy, które faktury zostały opłacone, a które transakcje są w trakcie oczekiwania na przelew. Możemy wysyłać klientom przypomnienia o zapłacie, a także oznaczać, że płatność została dokonana, ale poza serwisem (np. tradycyjnym przelewem).
Rachunek w Canva
Jeżeli mamy świra na punkcje estetyki i chcemy, by nasze rachunki pięknie się prezentowały i zapadały w pamięć, możemy je wygenerować w programie graficznym dla laików Canva. Nie tylko wpisać dane, ale też dodać grafiki, fajne kolory i fonty. Na szybko wygenerowałam taki rachunek, ale oczywiście można tam zrobić o wiele piękniejsze szablony. 😉 Dzięki Canvie można stworzyć niepowtarzalne rachunki, co z pewnością będzie mile widziane w branży kreatywnej.
